Wat bedoel je eigenlijk?

Effectieve communicatie op de werkvloer

Klare taal, daar hebben we allemaal behoefte aan. Juist ook op kantoor, waar een vloeiende communicatie niet alleen bijdraagt aan de efficiëntie van de werkprocessen, maar ook fundamenteel is voor een goede samenwerking en prettige werksfeer. Klink logisch, maar hoe pak je dat aan? 8 tips voor effectieve communicatie.

1. Luister en hoor

Goed communiceren begint niet bij praten, maar bij luisteren. Want hoe je het ook wendt of keert, een zinvol gesprek begint niet bij zenden maar bij ontvangen. Ofwel, bij oor hebben voor wat de ander beweegt. Pas als je weet hoe je collega ergens over denkt, wat zijn probleem of behoefte is, kun je jouw boodschap daarop afstemmen. Dan heb je geen monoloog, maar een dialoog. En daarmee begint alle effectieve communicatie.

2. Stel vragen

Lijkt misschien gemakkelijk, maar het kan behoorlijk lastig zijn. Soms wil je gewoon je mening geven, of ben je ervan overtuigd dat jouw visie of aanpak de juiste is. Probeer die overtuiging even te parkeren. Door vragen te stellen kom je echt achter de ideeën, gedachtes en gevoelens van je gesprekspartner. Wees nieuwsgierig in een gesprek. Dat komt de dialoog ten goede.

3. Kijk en zie

Ga af op de lichaamstaal van je gesprekspartner. Wat doet hij met zijn handen? Zit hij rechtop, of laat hij zijn schouders hangen? En wat zeggen zijn ogen? Hebben jullie tijdens het gesprek regelmatig oogcontact of wendt hij zijn blik bij bepaalde onderwerpen af. Zo ja, wat betekent dat dan? Dergelijke non-verbale communicatie geeft je ontzettend veel waardevolle informatie. Sterker nog, lichaamstaal zegt in de regel meer dan woorden.

4. Oké, dus je bedoelt dat…

Vat regelmatig samen en doe dat in je eigen woorden. Zo kun je de ander laten zien dat je zijn verhaal begrijpt, dat hij met andere woorden gehoord is, maar het is ook zinvol voor jezelf. Zo onthoud je namelijk wat je gesprekspartner tegen je heeft verteld, wat het gemakkelijker maakt om het gesprek soepel te later verlopen en er op een later moment naar terug te grijpen. 

5. Vergeet jezelf niet

Dat je naar de ander moet luisteren, betekent niet dat je jezelf moet uitvlakken. Integendeel, door te horen wat de ander zegt kun je je eigen mening aanscherpen. Vertrouw op die mening. Hij zegt iets over jou, over hoe je in het gesprek staat. Zeg dus duidelijk wat je vindt en denkt, bij voorkeur in de vorm van feedback op de ander. Wees je wel bewust van de manier waarop je het zegt, blijf altijd respectvol in het gesprek.

6. Leef je in

Een formeel functioneringsgesprek bereid je natuurlijk anders voor dan smalltalk tijdens lunch, maar voor alle gesprekken geldt: leef je in de ander in. Wat wil je gesprekspartner? En waarom? Uiteraard moet je van tevoren ook heel goed weten wat je zelf uit het gesprek wilt halen, maar blijf niettemin ook altijd openstaan voor de ideeën van de ander.

7. Kantine of kantoor?

Waar ga je het gesprek houden? De kantine biedt meteen een veel informelere setting dan het kantoor van de baas. Wees je ervan bewust dat de omgeving een bepaalde hiërarchie kan benadrukken. Dat kan het gesprek beïnvloeden. Het hangt er natuurlijk van af wat je met het gesprek beoogt, maar over het algemeen geldt: de meest effectieve gesprekken vinden plaats op een locatie die alle gesprekspartners op hun gemak stelt.

8. Sluit goed af

Besteed aandacht aan de afloop van het gesprek. Als alles gezegd is, welke afspraken moet je dan nog maken? Maak deze zo concreet en duidelijk mogelijk voor je gesprekspartner en voor jou. Als er nog dingen blijven liggen die jij besproken wilt hebben, dan geef je dit meteen aan. Dit voorkomt onduidelijkheid achteraf.

Meer halen uit je communicatievaardigheden?

Ga dan voor een van onze trainingen op het gebied van effectieve communicatie. Bijvoorbeeld Basisvaardigheden in Communicatie, Interne Communicatie en Samenwerking of Effectieve gespreksvaardigheden.