Het functioneringsgesprek en de verschuiving naar het jaargesprek nieuwe stijl

Goede medewerkers maken een goede organisatie. Om medewerkers goed te begeleiden in hun ontwikkeling en functioneren op de werkvloer, voeren de meeste werkgevers een jaargesprek/functioneringsgesprek. In de afgelopen jaren heeft er een verschuiving plaatsgevonden naar het jaargesprek nieuwe stijl. Als leidinggevende is het goed om op de hoogte te zijn van deze nieuwe aanpak en om je voor te bereiden op het functioneringsgesprek. In deze blog helpen we je daarmee. Ook hebben we voor medewerkers een aantal tips om je voor te bereiden op het beoordelingsgesprek. 

Wat is het jaargesprek nieuwe stijl? 

Het jaargesprek nieuwe stijl is een eigentijdse benadering van het traditionele functionerings- en beoordelingsgesprek. De ‘oude stijl’ fungeerde vooral als een momentopname van het functioneren en de prestaties van een medewerker en diende vooral als beoordelingsmoment. De nieuwe stijl is meer ontwikkelgericht en draait om continue feedback gedurende het hele jaar. Er ligt zo meer focus op de groei, het potentieel en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Ook vinden er vaker feedbackmomenten plaats voor een meer dynamische en continue beoordeling. Dit biedt de medewerker een stok achter de deur om met de eigen ontwikkeldoelen bezig te blijven. Waar bij de oude stijl een vast stramien gevolgd werd, is er bij het nieuwe gespreksmodel meer flexibiliteit en ruimte voor open dialoog. 

Voordelen van het jaargesprek nieuwe stijl 

De overstap naar het jaargesprek nieuwe stijl brengt niet alleen veranderingen in aanpak met zich mee, maar ook flinke voordelen: 

1. Continue ontwikkeling: door regelmatige feedback stimuleert het jaargesprek nieuwe stijl voortdurende groei van de medewerker. Dit leidt tot verbeterde prestaties en een lerende organisatiecultuur. 
2. Betrokkenheid en eigenaarschap: medewerkers worden actief betrokken bij hun ontwikkeling. Hierdoor krijgen ze een gevoel van eigenaarschap over hun prestaties en doelen. 
3. Snellere probleemoplossing: frequentere feedbackmomenten dragen bij aan het snel identificeren en oplossen van uitdagingen. Zo wordt de organisatie als geheel wendbaarder. 
4. Positieve werksfeer: de nadruk op groei bevordert een positieve werksfeer, wat de motivatie en tevredenheid van medewerkers verhoogt en bijdraagt aan een optimistische kijk op de toekomst. 

Deze voordelen benadrukken niet alleen de verbeteringen in individuele prestaties, ze dragen ook bij aan het versterken van de organisatiecultuur. Het jaargesprek nieuwe stijl legt de nadruk op toekomstige ontwikkeling en de bijdrage aan het succes van de organisatie. 

Hoe bereid je je als leidinggevende voor op het functioneringsgesprek 

Een goede voorbereiding is cruciaal voor een effectief functioneringsgesprek. Je kunt je het beste voorbereiden door al in een vroeg stadium vóór het functioneringsgesprek te documenteren wat jou opvalt aan bepaalde medewerkers, hun talenten en uitdagingen. Deze kunnen in het functioneringsgesprek de basis zijn voor suggesties voor ontwikkeldoelen. Je medewerkers moeten hier zelf ook al over na hebben gedacht. Inventariseer hun wensen en ideeën en stel op basis hiervan een agenda op. Denk daarbij ook alvast na over de vragen die je wilt stellen. Een aantal veelgestelde, effectieve vragen zijn: 

• Hoe gaat het met je? 
• Wat vind je van je werk? 
• Waarover ben je tevreden en waarover minder tevreden? 
• Waar wil je beter in worden? 
• Hoe komt het volgens jou dat je daar nu nog niet goed genoeg in bent? 
• Hoe draag jij vanuit jouw functie bij aan de organisatie? 

Het functioneringsgesprek voeren 

Het belangrijkste is om een ontspannen en informele sfeer te creëren. Zo’n persoonlijk gesprek kan namelijk best wel spannend zijn voor de medewerker. Daarnaast willen jullie ook allebei een effectief gesprek hebben met goede uitkomsten voor beide partijen. Daarom geven we je een aantal do’s en don’ts mee voor het functioneringsgesprek: 

Do’s 

1. Wees empathisch en luister actief: toon begrip voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in prestaties, maar ook in hun groei en welzijn. 
2. Stimuleer zelfreflectie: moedig medewerkers aan om zelf na te denken over hun prestaties en ontwikkeling. Dit vergroot hun eigenaarschap en draagt bij aan een meer positieve benadering van groei. 
3. Benadruk successen én leerpunten: wees eerlijk en transparant in het bespreken van zowel successen als leerpunten. Geef constructieve feedback die medewerkers helpt zich te ontwikkelen en te verbeteren. 
4. Formuleer concrete ontwikkelplannen: werk samen met de medewerker aan plannen om groei te realiseren. Identificeer gezamenlijk doelen en stappen om dit te bereiken. 

Don’ts 

1. Vermijd eenrichtingsverkeer: voorkom dat het functioneringsgesprek een eenzijdige monoloog wordt. Geef ruimte voor de medewerker om zijn perspectieven, doelen en zorgen te delen. 
2. Focus niet alleen op het verleden: in het bespreken van prestaties of leermomenten gaat het snel over het verleden. Vermijd een te sterke focus daarop en concentreer je op wat er kan worden bereikt en ontwikkeld vanuit die prestaties en leermomenten. 
3. Negeer persoonlijke ontwikkeling niet: beperk je niet alleen tot professionele doelen en doelen met betrekking tot het team of de organisatie. Besteed ook aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker en wat die uit zichzelf wil leren. 
4. Geef geen vage feedback: vermijd te algemene feedback. Zorg ervoor dat je specifieke voorbeelden en situaties aandraagt om de feedback concreet en bruikbaar te maken voor de medewerker zelf. 

Voorbereiden voor het functioneringsgesprek als medewerker 

Ben jij medewerker? Dan is al het bovenstaande al voor een groot deel wat je kan verwachten van het functioneringsgesprek. Zelf kan je dus ook al enige voorbereiding doen. Bijvoorbeeld door na te denken over je leerdoelen, door in je dagelijkse werk te constateren wat er goed gaat en wat er beter kan. Bedenk ook voor jezelf de antwoorden op de veelgestelde vragen die hierboven genoemd zijn. Verwerk wat jij zelf wilt bespreken in een eigen agenda en deel deze met je leidinggevende. En ook belangrijk: zie het functioneringsgesprek niet als een verplichting, maar als een manier om samen met je leidinggevende te werken aan je eigen ontwikkeling. Want daar is het functioneringsgesprek voor. 

Meer weten over het voeren van functioneringsgesprekken? 

In een aantal leiderschapstrainingen gaan wij dieper in op de rollen van leidinggevenden als coach en ontwikkelingsbegeleider. Wil jij meer uit deze rollen halen? Bekijk dan de trainingen Coachend Leidinggeven, Functionerings- en Beoordelingsgesprekken en Ontwikkelgerichte Gesprekken Voeren.