Succesvolle communicatie met je collega’s: tips en tricks

Samenwerken in teams waarin veel verschillende persoonlijkheden samenkomen, kan lastig zijn. Iemand die als motto ‘stick to the plan’ heeft, kan moeite hebben met iemand die nieuwe ideeën en inspiratie juist belangrijk vindt. Toch is er één methode die altijd vruchten afwerpt en dat is effectieve communicatie. Door je eigen communicatie af te stemmen op de ander, kan je eigenlijk met iedereen samenwerken. Maar hoe? Wij hebben een aantal tips voor je!

1. Luister goed naar de ander

De randvoorwaarde voor communicatie is luisteren. Dat kunnen we allemaal, maar goed luisteren is soms een vak apart. Als iemand iets zegt, denken we vaak al bij woord drie na over onze eigen reactie. En dat floept er soms al uit voordat de ander is uitgepraat. Goed luisteren is dus vooral laten uitpraten. Niet alleen maar omdat dat netjes is, maar ook omdat je dan veel beter hoort wat de ander zegt en daar kennis uithaalt. En dat is ook belangrijk vanwege de volgende tip:

2. Koppel direct terug

Je mag best even checken of je goed hebt begrepen wat de ander zegt. Het is makkelijk om de woorden van je collega nét even verkeerd te interpreteren. Als je reageert met een korte samenvatting, weet je zeker of je de ander goed hebt begrepen. Wees niet bang dat dat het gesprek vertraagt; dat is beter dan achteraf fouten maken en door deze foutieve communicatie weer opnieuw moeten vergaderen. Als de ander je de ruimte niet geeft om terug te koppelen, vraag daar dan om.

3. Stel vragen!

Veel mensen onderschatten de waarde van vragen stellen. Het is eigenlijk dé basis voor effectieve communicatie. Soms zijn mensen echter bang dat het stellen van een vraag overkomt alsof ze dom zijn of dat het wederom het gesprek vertraagt. Maar niets is een beter middel om de ander te snappen, dan een snelle vraag. Dus roept iets wat je collega zegt een vraag op? Gewoon stellen! Je haalt er meer informatie uit en voorkomt onduidelijkheden.

4. Verplaats je in je collega

Communicatie komt altijd van meerdere kanten. Je gesprekspartners hebben ook een bepaald belang bij wat er op tafel ligt. Het helpt om vooraf te weten wat de anderen uit het gesprek willen halen en waar dat samenkomt met jouw belang. Bedenk wat voor communicatiestijl jij denkt dat de ander heeft. Is je collega bijvoorbeeld een kletskous die graag een gezellig gesprek heeft, of een wat zakelijker persoon die graag bij de inhoud blijft? Het is waardevol om je niet alleen op de inhoud voor te bereiden, maar ook op je gesprekspartner. Pas er daarbij wel voor op dat je geen waardeoordeel verbindt aan deze voorbereiding. Dit heeft een negatieve invloed op jullie communicatie. Het is juist mooi als je collega flink anders is dan jij, want zo kan je vanuit meerdere invalshoeken een vraagstuk tackelen!

5. Breng de belangen bij elkaar

Hoe belangrijk het ook is om in de communicatie rekening te houden met de ander, jij hebt zelf ook een doel. Bepaal dus goed van tevoren wat je uit het gesprek wil halen. Maak desnoods een agenda en bereid je collega ook voor op dat wat jij wil bespreken. Geef de ander binnen deze bespreekpunten ook de ruimte om diens bespreekpunten in te brengen. Check aan het einde altijd of iedereen alles heeft kunnen inbrengen wat zij wilden bespreken.

6. Wees altijd eerlijk, maar wel respectvol

Het kan altijd gebeuren dat het gesprek niet loopt zoals jij wilt. Mensen geven soms ideeën die jij niet goed vindt of communiceren op een manier die jij niet prettig vindt. Bij effectieve communicatie hoort daarom ook feedback geven. Probeer hier wel het goede moment voor te vinden en het te formuleren als een mening (“ik heb het gevoel dat…”). Zo stuur je het gesprek zonder te opdringerig te zijn een klein beetje bij.

7. Rond gesprekken af met een conclusie

Sommige gesprekken vliegen alle kanten op, duren lang of hebben toch niet alle opheldering gegeven die je wilde. Sluit af met jouw eigen conclusies en, als dat nodig is, bespreekpunten voor de volgende keer. Schrijf ze op en deel ze achteraf met je gesprekspartners. Zo neem je je collega’s mee in jouw gedachtegang. En weet je zelf meteen of je communicatie effectief is geweest. En misschien wel belangrijker: hoe de communicatie volgende keer nog beter kan.

Meer weten over dit thema? Wij vinden dat communicatie op de werkvloer altijd beter kan. Daarom hebben wij diverse trainingen om hier meer uit te halen. Wat dacht je bijvoorbeeld van de trainingen Feedback Geven en Ontvangen, Effectieve Gespreksvaardigheden, Sensitief Communiceren, Verbindende Communicatie of Effectief Vergaderen?

Bekijk al onze trainingen en opleidingen in Communicatie en Presentatie.