Timemanagement? Daar heb ik geen tijd voor!

Geen tijd voor timemanagement? Jammer! Want werken kan met een relatief kleine (gedrags)verandering zo veel prettiger zijn.
En als je nog een flink aantal jaren te gaan hebt voordat je met je 68^e met pensioen gaat, is het slim om eens te kijken hoe je handiger met je tijd om kunt gaan. Een investering in de toekomst die zeker loont!

Overzicht en controle op je workload
Om te beginnen: timemanagement bestaat niet. We kunnen van alles en nog wat managen, maar de tijd, het doortikken van de klok, het ritme van dag en nacht kunnen we net zo min beïnvloeden of sturen als het aantal uren dat in een dag gaat. Een dag van 48 uur zou wel handig zijn omdat we dan zeker weten dat het werk afkomt. Maar helaas moeten we het met 24 uur doen, waarbij het werk in pakweg 8 uur geklaard moet worden. Wat we wel kunnen managen, is onszelf. Klinkt misschien vreemd, maar jijzelf bepaalt wat en wanneer je iets doet en hoe je dat doet. En daar zit de winst!

Goed timemanagement, laten we dit woord gemakshalve toch gebruiken, betekent in de eerste plaats rust in je hoofd creëren en je niet gek laten maken. Overzicht en controle op je workload en toekomen aan wat belangrijk is. Niet meer naar huis gaan met het gevoel heel veel gedaan te hebben, maar toch weer niet toegekomen zijn aan die ene klus. Of erger nog, met een schuldgevoel en extra werk naar huis gaan. Goed timemanagement betekent minder spanning en stress, meer toekomen aan je 'corebusiness' of target en minstens zo belangrijk: geen mopperende partners of kinderen die van je vervreemden, omdat je thuis liever voor je werk kiest.
Meer dan genoeg redenen om timemanagement te gaan toepassen. Maar hoe?
 
Op zoek naar tijdsverspillers
Efficiënt zijn betekent meer doen in minder tijd, zonder harder te werken en zonder concessies te doen aan de kwaliteit van je werk. Klinkt mooi, maar hoe doe je dat?
Houd eens in een logboek bij wat je op een gemiddelde dag zoal doet inclusief alle verstoringen en ad-hocwerkzaamheden. Bekijk vervolgens hoeveel tijd je met de diverse activiteiten zoal e-mail, vergaderen, telefoontjes, bezoekers enzovoort bezig was. Waarschijnlijk valt dan op dat bepaalde zaken wel erg veel tijd opslurpen of schrik je van het vele tussendoorwerk. Stel jezelf vervolgens een aantal vragen zoals: moet ik wel bij die vergadering zijn? Moet ik altijd onmiddellijk brandjes blussen en direct voor iedereen klaarstaan? Hoe kan ik mijn e-mail sneller afhandelen want twee uur op een dag is wel erg lang.

Nee zeggen
De zoektocht naar tijdverspillers is interessant want het levert vrijwel altijd iets op. Het vraagt wel wat gedragsverandering, want “nee” zeggen kan in het begin lastig zijn omdat je aardig wilt blijven tegen collega's en iedereen wilt helpen. Nee zeggen hoeft echt niet bot te klinken als je het duidelijk en vriendelijk zegt. En als je kunt aangeven dat het eventueel wel later kan, is er al helemaal geen probleem. Natuurlijk is het niet zo erg als je op een verzoek ingaat dat je hooguit enkele minuten kost, maar vaak gaat onder het mom van 'heb je even' een behoorlijke klus schuil die jouw workload van die dag behoorlijk extra belast. Weet dus wanneer je ja zegt!

Kijk ook eens naar vergaderingen. Moet je daar wel bij zijn? Kunnen we korter en duidelijker zijn? Is er een agenda die ruim van tevoren is verstuurd? Beginnen we op tijd? Worden er ellenlange discussies of monologen gevoerd?
En hoe ga je om met e-mail? Kun je de pop-ups uitzetten zodat je ongestoord verder kunt werken? Moet je onmiddellijk op elke mail reageren of binnen 3 of 4 uur? Probeer eens 2 keer per dag je mail te checken. Stel een limiet en ga resoluut te werk net als bij papieren post. Beslis in één keer: weggooien, archiveren in submap(pen), of actie plannen. Scheelt tijd en rust!

Dit zijn slechts een paar voorbeelden uit de dagelijkse praktijk waar veel tijdwinst uit te halen valt. Met enig zoeken vind je er vast meer. Het wordt dan zelfs een leuke sport om de talloze nutteloze verspillingen die langzamerhand in ons werk geslopen zijn te vervangen door 'echt' werk dat zoden aan de dijk zet.
 
Bereik je doelen
Effectiviteit betekent: aan datgene toekomen wat je beoogt. Je doel(en) bereiken. We nemen ons van alles voor op een dag, maar al snel is er zo veel tussendoorwerk, dat werk meer op paniekvoetbal en brandjes blussen gaat lijken. Frustrerend en je gaat met een onprettig gevoel naar huis ondanks de inspanningen van die dag.
Maak daarom voor jezelf duidelijk onderscheid tussen belangrijk en niet belangrijk. Hoe? Kijk dan naar de impact die het heeft als je iets niet of te laat doet. Bijvoorbeeld boze klanten, afdelingen die niet verder kunnen, boeteclaims, gemiste kansen voor een offerte en de veiligheid. Probeer op een soort 'schaal van Richter' de grootte van de 'aardbeving' aan te geven wat betreft de impact. Dus niet een drammerige collega of klant die zijn probleem het grootste van de wereld vindt, maar hoe jij een actie of taak plaatst in het belang van de afdeling of organisatie. Jij en niemand anders geeft dus de punten op de 'schaal van Richter'.

Dan kun je nog onderscheid maken in vandaag, als het urgent is, of later in de tijd plannen als het niet urgent is. Trouwens, het begrip urgent is onderhevig toe aan inflatie. Alles is tegenwoordig spoed, superultra spoed of liefst gisteren klaar. Er zijn veel onnodige paniekmakers, die meestal ook nog hun zin krijgen. Gevolg daarvan is dat de echte prioriteiten blijven liggen! Keep cool, blijf rustig in het oog van de orkaan en bepaal zelf de prioriteit op basis van heldere criteria die je kunt afstemmen met je leidinggevende. Een mooi staaltje zelfmanagement, pardon timemanagement.

To do list
Ons hoofd is geen archief zoals een computer. Schrijf dus alles op wat belangrijk is en maak elke dag een to do list. Fijne daarvan is dat je zeker bent dat je niets vergeet. Gebruik je hoofd om na te denken en niet om data op te slaan. Het heeft natuurlijk geen zin als je je hier vervolgens niet aan houdt! Deze commitment vraagt enige zelfdiscipline. Hier komt weer een stukje zelfmanagement om de hoek kijken. En de verstoringen dan? Laat je niet van de wijs brengen! Met je to do list onder handbereik sta je sterker. Je weet wat je echte prio's zijn en gaat die makkelijker verdedigen. Nee zeggen is te leren en is effectief tegen chaos en concentratieverlies. Je zult merken dat jouw collegiale relaties er niet onder lijden. Wel dat sommige vaste verstoorders gaan afhaken. Prima toch?
 
Het is heel fijn om naar huis gaat en tevreden naar je to do list te kijken waarop je met de markeerstift alle gerealiseerde acties hebt doorgestreept.
Timemanagement, of beter: timezelfmanagement, heeft dus met procesinzicht en zelfinzicht te maken. Hoe doe ik de dingen, moet ik ze überhaupt doen, moet ik ze nu direct doen of later? Ben ik van nature een pleaser, iemand die graag anderen helpt en altijd ja zegt, meer een perfectionist die veel tijd kwijt is aan het perfectioneren of een enthousiasteling die het liefst alles wat nieuw is aanpakt? Timezelfmanagement levert zo veel op dat het zonde zou zijn als je hier geen tijd aan besteedt. Wil je écht de kneepjes leren? Volg dan een training Timemanagement, daar heb je wat aan.
 
Door: Paul Caquelein