Is schrijven jouw grote sollicitatiebarrière?

Alle ins en outs van de onweerstaanbare sollicitatiebrief

Solliciteren. Alles is voorbereid. Je hebt een leuke functie gevonden. Het profiel ligt voor je neus. Je hebt de functie-eisen onderstreept en ernaast ligt een lijstje met argumenten waarom deze baan toch zo goed bij jou past. Niks staat je meer in de weg en met een diepe zucht klik je je tekstverwerker open. Wat je ook gaat schrijven, vanaf dit moment zijn het de backspace- en deleteknop die het vaakst aangeraakt worden. Waarschijnlijk sta je over een uurtje gedesillusioneerd tegen jezelf te schelden onder het genot van een zesde kop koffie. Waarom lukt dit toch niet!?

Als dit beeld je niet bekend voorkomt hoor je bij een zeldzaam klein deel van de Nederlandse beroepsbevolking. Of je hebt je pijlen gericht op die ene auditie bij Idols, óf er staat je een leuke erfenis te wachten, óf jij bent die ene Nederlander die moeiteloos een sollicitatiebrief uit zijn toetsenbord laat rollen.

Redenen genoeg om dat ergerlijke stukje tekst eens even goed onder de loep te nemen. Want, wat maakt een sollicitatiebrief nou tot zo'n groot obstakel? Wat wordt er verwacht van je? Wat moet er nu eigenlijk in staan? Of, wat moet er vooral niet in staan? Hoe ga ik nou zo duidelijk mogelijk opschrijven dat dit bedrijf mij die baan moet geven? Wat doe ik met alle goedbedoelde adviezen uit mijn omgeving? Of, wat is nou eigenlijk de bedoeling van dit hele ritueel?

Waarom schrijf ik een sollicitatiebrief?

En met die laatste vraag zit je al meteen heel dicht bij het antwoord op de vraag die ten grondslag ligt aan dit hele verhaal. Wat wil je eigenlijk precies bereiken met een sollicitatiebrief? Het is de eerste vraag die je je moet stellen, nog voordat je dubbelklikt op je tekstverwerker. Er zijn genoeg voorbeelden te verzamelen van brieven die, ontzettend goedbedoelde, opsommingen bevatten van de kwaliteiten die iemand bezit. Brieven die antwoord geven op de vraag: ‘Wat kun jij allemaal?' Brieven die eigenlijk niks meer, of minder zijn dan een herschrijving van je CV.

Wat je je allereerst af moet vragen is: ‘Wat wil ik bereiken met deze brief?' Om het niet meteen heel moeilijk te maken, geef ik je dit antwoord. Je wilt uitgenodigd worden voor een gesprek. In je CV staat precies wat je kunt en de lezer van jouw CV kan precies uitvogelen of dat wel, niet, of misschien genoeg is om in aanmerking te komen voor de functie. Met jouw brief wil je je lezer nieuwsgierig maken naar jou. Je wilt dat je lezer denkt, ‘met hem/haar zou ik wel eens kennis willen maken...'. Eigenlijk schets je met je brief een plaatje van jezelf. Elke sollicitatiebrief laat een eerste indruk achter.

Makkelijker gezegd dan gedaan?

Ja, dat klinkt als een inkopper. Een behoorlijk kinderachtige inkopper. Maar hoe doe ik dat dan? En welke indruk wíl ik eigenlijk achterlaten? Daar zoek je naar een belangrijk antwoord. Wat voor een bedrijf is het? Werken er creatieve mensen in een open sfeer, of is de sfeer heel zakelijk en loop je de hele dag in een pak omdat je klanten moet ontvangen? Je voelt misschien al aan welk begin bij welk bedrijf past:

• ‘Naar aanleiding van uw advertentie in de NRC d.d. 3 oktober wil ik u graag mijn sollicitatie doen toekomen.'
• ‘Toen ik vanochtend op de wc zat en uw personeelsadvertentie las, wist ik meteen dat dit baantje me op het lijf geschreven is.'

Probeer aan te voelen welke toon past bij hoe jij over wilt komen.

Voorbeelden:
‘Traineepool De Marskoerier'
Via deze weg wil ik graag solliciteren naar een plek binnen de traineepool van De Marskoerier. Door mijn interesses, opleiding, achtergrond en gedrevenheid denk ik dat ik een meerwaarde kan zijn voor de traineepool en uw bedrijf.

‘Stichting AAP'
Toen ik vanmiddag de vacature voor coördinator herplaatsing las, werd ik meteen enthousiast. Natuurlijk hoef ik u niet te schrijven dat een aap ontzettend veel overeenkomsten heeft met een mens. In sommige dingen ben ik namelijk net een berberaapje. Ik heb graag veel mensen om me heen en leg snel en makkelijk goede contacten. Ik vind het prettig om in een team te werken en net als de berberaap heb ik een connectie met Spanje.

Is de inhoud dan echt onbelangrijk?

Met een goede opening is de toon gezet. De eerste indruk heb je achter de rug. Als je op wilt vallen, is dat gelukt en zullen ze je nu makkelijker onthouden. Als je niet op wilt vallen, heb je laten zien dat je binnen dit bedrijf past en begrijpt welke cultuur er heerst.

Maar hoe gaan we nou verder? Wat staat er in de rest van mijn brief?

In de kern van je brief leg je je argumenten uit. Hier kun je beter uitleggen waarom ze jou zouden moeten spreken. Dat kan op verschillende manieren. Houd hierbij nog steeds in je achterhoofd dat alles wat je schrijft een bepaalde indruk van je achterlaat. Natuurlijk is het heel interessant dat je een half jaar druiven hebt geplukt op de Zuidpool, maar voegt dat echt iets toe aan het beeld dat het bedrijf moet hebben van jou als advocaat-stagiair? Als je weet wat je gaat schrijven is het wel nog erg belangrijk hoe je jouw boodschap nu het beste gaat brengen. Je moet een bepaalde structuur aanbrengen in jouw verhaal. Waar zet je welke argumenten neer en waarom? Als eerste lees je hieronder een aantal algemene dingen over de opbouw van je sollicitatiebrief. Daaronder staan een aantal voorbeelduitwerkingen.

Structuur

De volgorde van je verhaal is ontzettend belangrijk. Dat is ook meteen de reden dat veel goede schrijvers eerst een grove tekstopzet maken voordat ze gaan schrijven. Hieronder geef ik je twee voorbeelden voor een tekstopzet, of de structuur van je brief. Je kunt ze gebruiken als richtlijn, maar er zijn natuurlijk nog veel meer alternatieven. In elk geval zijn er genoeg algemene dingen te zeggen over de structuur. Begin bij het begin (behalve als je een goede reden hebt om dat niet te doen), zou ik flauw genoeg zeggen, maar daarmee bedoel ik alleen maar dat een inleiding een aantal algemene eigenschappen heeft. Hij geeft antwoord op een aantal belangrijke lezersvragen. Wat ben ik eigenlijk aan het lezen en waarom doe ik dat eigenlijk? Vertel je lezer waarom jij ertoe bent gekomen om te gaan solliciteren. Hier is ruimte voor creativiteit. Gebruik een anekdote, of schets een plaatje.

Voorbeeld uit een sollicitatiebrief voor de gemeente Amsterdam:
Nadat ik ongeveer zes jaar in Utrecht heb gestudeerd en gewoond, ben ik een half jaar geleden naar Amsterdam verhuisd. De stad heeft voor mij, als smeltkroes van culturen, een stimulerend en divers karakter. Als ik vanuit het stadsdeel de Baarsjes richting het centrum fiets, onderga ik telkens met bewondering alle verschillende indrukken die de stad op mij achterlaat. In de toekomst zie ik mijzelf graag midden in de maatschappij staan. Ik wil omgaan met mensen, me verdiepen in de gemeenschap en meedenken over wat erin omgaat. Daarom wil ik bij de gemeente Amsterdam werken. [...]

Voorbeeld uit een open sollicitatiebrief voor een reisbureau:
Dagelijks wandel ik langs uw kantoor op de Brouwersgracht; ik werk er momenteel om de hoek, op het Singel. Regelmatig bekijk ik jullie website, wat logisch is als je grootste hobby's reizen en schrijven zijn. Helaas vond ik nog geen functie die aan mijn profiel voldoet, dus via deze weg stuur ik u graag een open sollicitatie.

De kern van je brief (die vaak uit één of twee alinea's bestaat) is bedoeld voor je eigenlijke boodschap. Heel kort geeft die boodschap antwoord op de vraag: ‘Waarom ben jij interessant genoeg om eens verder mee te praten?' Bedenk of je je voor het antwoord nu wilt concentreren op je buitenlandervaring, opleiding, werkervaring, creatieve karakter, of op iets anders. In dit deel van je brief staan jouw argumenten. Hiermee overtuig je je lezer van het antwoord op zijn vraag. Neem dus even goed de tijd om je te verplaatsen in je lezer. Wat heeft hij nodig om overtuigd te raken?

Welke argumenten gebruik ik?

Als steun in de rug kan het je helpen om vooraf eens een lijstje te maken van jouw kwaliteiten. Welke kwaliteiten heb je nodig voor deze functie? Bedenk bij deze kwaliteiten voorbeelden en laat zien dat jij in het verleden hebt laten zien dat je dit kunt, of dat je zo bent.

En dan kom je bij de finale. Het slot. Nog zo'n plek waar je vaak met je hoofd op het toetsenbord slaat. Je voelt wel aan dat je jouw verhaal lekker naar de uitgang moet begeleiden, maar HOE DAN!?! Hoe zorg je ervoor dat je nog even in het hoofd van je lezer blijft hangen?
Blijf vooral bij dat plaatje (bescheiden, enthousiast, ambitieus, creatief?) dat je van jezelf wilde schetsen. Verzand niet teveel in de bekende cliché-eindes (Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u nog vragen hebben...). Gebruik deze plek om nog even dat laatste beetje extra enthousiasme over te brengen. Als een vast inhoudelijk ingrediënt kun je laten weten dat je altijd bereikbaar bent. Noem je telefoonnummer en eindig met een ‘open deur'.

Voorbeelden:
Als trainee denk ik dat ik een waardevolle bijdrage zou kunnen leveren. Ik ben een creatief, sociaal en initiatiefrijk persoon. Ik vind het erg belangrijk om na te denken over de maatschappij. Daarnaast beschik ik over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel verbaal als schriftelijk. Het lijkt me erg interessant om nauw betrokken te zijn bij het vooruitstrevende beleid van de provincie Zuid-Holland dat, in mijn ogen, een voorbeeldrol vervult ten opzichte van de rest van Nederland. Ik hoop dat ik de kans krijg om hier aan mee te mogen werken.

Het is lastig om mijn enthousiasme goed op papier te krijgen, maar hopelijk heb ik u toch kunnen overtuigen om mij uit te nodigen voor een nadere kennismaking. Bij deze brief vindt u mijn cv en als u nog vragen heeft kunt u mij altijd bellen op nummer: 06 1234567.

Natuurlijk heb ik nog niet precies helder voor ogen wat ik op dit moment voor uw organisatie kan betekenen. Graag zou ik dan ook eens, vrijblijvend, langs willen komen om met u te praten over AddMissions en eventuele mogelijkheden die er voor mij zouden kunnen bestaan. Naast een reisverslag voeg ik bij deze e-mail ook mijn cv. Hopelijk ziet u snel kans om mij te woord te staan. Als u nog vragen heeft kunt u me ook altijd bellen op nummer: 06 1234567.

Structuur 1
Inleiding

• Aanleiding
• Hoe heb je over de vacature/het bedrijf gehoord?
• Eventueel: wat ga je vertellen en hoe (vooruitblik).
• Hier kun je je enthousiasme over laten komen.
• Waarom nu juist deze functie, op dit moment?

Eerste alinea

• Vertel wat jij voor het bedrijf kunt betekenen.
• Concentreer je eerst op ervaring en dan op capaciteiten.
• Vertel wat je hebt geleerd en waar.
• Gebruik anekdotes.

Tweede alinea

• Vertel wat het bedrijf voor jou kan betekenen.
• Wat hoop je te leren.
• Stel je open op, een baan is een zakelijke overeenkomst, zij krijgen iets van jou en jij komt iets bij hun halen.
• Concentreer je op punten die ze je sowieso toch wel moeten leren. Niemand verwacht van een werknemer dat hij alles ineens kan.
• Je laat zien dat je leergierig bent en je toont interesse in het bedrijf.

Slot

• Dit is een plek voor een uitsmijter. Laatste kans voor het laatste duwtje. Vertel nog iets extra's.
• Laat nogmaals je enthousiasme blijken.
• Welke verwachtingen heb je bij de functie?
• Hoe zie jij je als werknemer van het bedrijf (binnen die afdeling)?
• Laat weten dat je graag uitgenodigd wordt voor een gesprek en wijs je lezer op je cv.

 Structuur 2
Inleiding

• Aanleiding
• Hoe heb je over de vacature/het bedrijf gehoord?
• Eventueel: wat ga je vertellen en hoe (vooruitblik).
• Hier kun je je enthousiasme over laten komen.
• Waarom nu juist deze functie, op dit moment?

Eerste alinea

• Waarom heb je de capaciteiten? (je bent gekwalificeerd)
• Vertel over je opleiding.
• Vertel over extra ervaringen (buitenlandervaring?)

Tweede alinea

• Waarom heb je de ervaring?
• Vorige werkgever?
• Bestuursfuncties?
• Dit is een plaats om je lezer met anekdotes te overtuigen.

Slot

• Dit is een plek voor een uitsmijter. Laatste kans voor het laatste duwtje. Vertel nog iets extra's.
• Laat nogmaals je enthousiasme blijken.
• Welke verwachtingen heb je bij de functie?
• Laat weten dat je graag uitgenodigd wordt voor een gesprek en wijs je lezer op je cv.

En dan nu: schrijven!

Of je nu een voorbeeldstructuur gebruikt (iedere goede brief - misschien ken je al iemand die ooit bij het bedrijf van jouw keuze heeft gesolliciteerd - kan als voorbeeld voor de structuur dienen) of zelf een geraamte in elkaar zet: gebruik je structuur als blauwdruk voor je verhaal en begin gewoon te schrijven. De meest voorkomende blokkades bij het schrijven van een sollicitatiebrief zijn de talloze schrijfclichés die er heersen. Je kent ze vast wel, maar om je een idee te geven som ik er hieronder een aantal op.

• Een brief moet altijd beginnen met: ‘Naar aanleiding van...'.
• Je mag een zin nooit beginnen met ‘Ik'.
• Je mag niet twee keer hetzelfde woord gebruiken.
• De woordvolgorde ‘...geschreven wordt' is fout. Dat moet zijn ‘...wordt geschreven'.
• ‘U' moet toch met een hoofdletter?

Al deze valse aannames staan het creatieve schrijfproces ontzettend in de weg. Eigenlijk kun je zo vertellen wat je in je brief wilt zetten, dus schrijf dat gewoon maar op. Ga zitten en ga tikken. Als je vervolgens klaar bent, ga je kijken hoe het zit met de correctheid van je brief. Als je op dat gebied aan jezelf twijfelt, laat je hem gewoon eens doorlezen door iemand anders. Als de structuur en je verhaal kloppen, komt de rest ook wel. Laat je dus niet in de weg zitten door alle opvattingen over schrijven die dat hele proces zo moeilijk maken.

Laat je ook vooral inspireren door andere brieven en voorbeelden. En houd telkens in je achterhoofd dat het bij alles wat je schrijft gaat om hoe je lezer het interpreteert. Succes!