Feedback geven én ontvangen doe je zo

Of je nu thuiswerkt of op kantoor, elkaar live ziet of via beeld, als je fijn met elkaar wilt samenwerken zul je je collega’s zo nu en dan feedback moeten geven. Uiteraard is het ook belangrijk dat jij open staat voor de feedback van anderen. Hoe krijg je beide op een prettige en effectieve manier voor elkaar? 

Irritatiegrens bereikt? 

Ben je net lekker aan het werk, plopt er weer een chatberichtje binnen via Teams. En ja hoor, het is wéér die ene collega die nooit echt iets te zeggen heeft. Of deze: je hebt heel wat uren gestoken in het voorbereiden van een vergadering, van praatje tot PowerPoint, blijkt de helft van je collega’s geïnteresseerder in de appjes die ze ontvangen. Mét keiharde ringtone. 

Zo zijn er nog talloze voorbeelden te bedenken van werksituaties waarin collega’s je irritatiegrens voortdurend oprekken. Je kunt dan twee dingen doen: je blijven irriteren en proberen door te ademen of besluiten dat de grens is bereikt en het tijd is voor effectieve feedback. 

Feedback geven volgens het model van de zes G’s

Een collega van feedback voorzien kan spannend zijn. Je wil Loes of Pieter enerzijds niet kwetsen, anderzijds wil je wel echt zeggen waar het op staat. Het model van de zes G’s helpt je bij het geven van uitgebalanceerde feedback, die zowel zakelijk als menselijk is. Hieronder laten we je kennis maken met het model aan de hand van een fictief voorbeeld: 

1.    Goedendag

Maak contact en kondig aan dat je feedback hebt.
“Hoi Pieter, ik wil je graag feedback geven naar aanleiding van onze call van vanmorgen.”

2.    Gedrag

Benoem wat jij ziet, hoort of merkt.
“Ik merk dat jij vaak langdurig het woord neemt en andere collega’s daardoor niet aan bod komen.”

3.    Gedachte of gevoel

Vertel hoe dat op jou overkomt. 
“Het geeft mij de indruk dat jij geen belang hecht aan de mening van een ander.”

4.    Gevolg

Geef aan wat volgens jou de gevolgen zijn van dat gedrag.
“Het gevolg is dat ik merk dat ik vaak maar niets meer zeg, omdat ik denk dat ik er toch niet tussenkom.”

5.    Gewenst gedrag

Zeg wat voor jou beter zou werken.
“Ik zou graag zien dat je meer ruimte aan anderen geeft om aan het woord te komen.”

6.    Gesprek en gezamenlijke afspraken

Ga het gesprek aan. Luister naar de ander en probeer samen tot een oplossing te komen.
“Herken je dit? Kun je je er in vinden? Wat zullen we afspreken of hoe kan ik je helpen om anderen meer ruimte te geven?”

Feedback ontvangen zónder welles-nietesdiscussie 

Goede feedback geven is lastig, maar feedback goed ontvangen, is nog veel moeilijker. Vaak schiet de ontvanger in de verdediging. Er ontstaat dan een welles-nietesdiscussie. De volgende vijf regels helpen je bij feedback ontvangen:

1.    Luister goed.

Luister bij het ontvangen van feedback goed en rustig naar wat de ander vertelt. Het is belangrijk om de ander uit te laten praten.

2.    Vat samen.

Voordat je een reactie geeft, vat de feedback eerst samen. Bijvoorbeeld: “Dus als ik het goed begrijp, zeg je dat ik me ongenuanceerd uitdruk?”

3.    Vraag door.

Als je iets niet begrijpt, kun je open vragen stellen. Zoals:
a.    “Wat bedoel je precies als je zegt dat ik mij ongenuanceerd uitdruk?”
b.    “Wanneer is dat gebeurd?”
c.    “Kun je mij daar wat voorbeelden van geven?”

4.    Doe er je voordeel mee.

Feedback kan enorm waardevol zijn. Bedenk daarom hoe je je voordeel ermee kunt doen. Dit helpt om de feedback makkelijker te ontvangen.

5.    Ga jezelf niet verdedigen.

Het is een valkuil om bij feedback allerlei argumenten van stal te halen om aan te tonen dat je bedoelingen goed waren. Het gaat niet om jouw bedoelingen, maar om het effect van jouw gedrag.

Meer weten over feedback geven en ontvangen? 

Dat kan met een training als Feedback Geven en Ontvangen. Kijk ook eens op www.bvo.nl voor een volledig overzicht van onze trainingen op het gebied van persoonlijke effectiviteit. Heb je vragen over een training of behoefte aan vrijblijvend advies? Neem dan contact met onze opleidingsadviseurs via 035 – 6 956 200 of info@bvo.nl.