Secretaresse, sta uw mannetje!

Als secretaresse krijgt u veel op uw bordje. Durft u wel eens ‘nee’ te zeggen?

Als secretaresse bent u vaak de spil in het web van uw organisatie. U ondersteunt niet alleen uw leidinggevende, maar neemt dagelijks ook nog tal van andere taken op u. Heeft u soms het gevoel dat het u allemaal even te veel wordt? Of zou u wel wat vaker ‘nee’ willen zeggen? Met een aantal simpele handvatten vergroot u uw assertiviteit en staat u beter uw mannetje als er weer eens een beroep op u wordt gedaan.

Wat is assertiviteit?

Als u assertief bent, komt u voor uzelf op en neemt u een zelfstandige houding aan. Hierbij weet u het respect voor de ander te bewaren. U kunt uzelf sturen in bepaalde situaties en u durft ‘nee’ te zeggen op het moment dat het nodig is. Assertieve personen zijn ontspannen en zeker van zichzelf. Dat betekent echter niet dat u te veel op uw eigen belang gericht moet zijn. Want uit u zonder beleefdheid uw mening over anderen en denkt u in uw antwoorden en handelen alleen maar aan uzelf, dan slaat assertiviteit om naar agressiviteit. In dat geval neemt u zichzelf niet meer in bescherming, maar brengt uw gedrag u juist in de problemen.

Hoe vergroot u uw assertiviteit?

De belangrijkste stap in het vergroten van uw assertiviteit is het herkennen van situaties waarin u geen ‘nee’ durft te zeggen. Wordt er weer eens een enorm beroep op u gedaan door uw manager of vanuit afdeling? Ga dan bij uzelf na of het écht nodig is dat u die taak direct uitvoert. Kan het even wachten? Kunt u het er wel bij hebben in uw huidige takenpakket? Of kan iemand anders het van u overnemen? Stel uzelf steeds deze vragen en trek op tijd aan de rem als u merkt dat het te veel is.

Stappenplan voor assertiviteit

Heeft u eenmaal in de gaten dat u wel wat vaker ‘nee’ zou mogen zeggen of dat u wat beter voor uzelf op zou moeten komen, dan kunt u het beste concrete stappen ondernemen. Het volgende driestappenplan helpt u hierbij.

1. Spreek uw gevoelens uit. Zeg niet zomaar ja en amen, maar geef aan hoe u zich op dat moment voelt. Komt het u echt even niet uit om die stapel papieren uit te zoeken? Zeg dan bijvoorbeeld: “Ik vind het onprettig als iedereen terloops maar klussen op mijn bureau legt. Het is een drukke periode voor mij en door deze klus komen mijn andere werkzaamheden in gevaar. Daarom komt het me beter uit als iemand anders deze taak van mij overneemt.” Spreek altijd in de ik-vorm en val een ander niet aan. De kans is dan groot dat de ander u begrijpt.
2. Wees u bewust van het feit dat u mag weigeren. Als u ‘nee’ zegt tegen een opdracht, bent u niet verplicht hiervoor een reden te geven. Natuurlijk kunt u meedenken over een alternatief, maar blijf wel altijd duidelijk in uw standpunt en maak van een ander zijn probleem niet uw probleem.
3. Onthoud dat u niet de enige bent op de zaak. In de meeste organisaties zijn meerdere secretaresses aan het werk. Dus is er altijd wel iemand die een klus van u over kan nemen. U staat er niet alleen voor!

Wees niet bang, wees zeker van uzelf. Naast de genoemde drie stappen is het erg belangrijk dat u niet probeert altijd iedereen tevreden te stellen. U bent de secretaresse van de afdeling, u denkt altijd aan ieders verjaardag, u bent altijd beleefd en u staat altijd klaar voor een ander. Dat is goed, maar sla er niet in door. Denk eraan dat wat ú wilt ook belangrijk is. Kom voor uzelf op en wees niet bang dat u anderen teleurstelt. Juist omdat u er altijd voor anderen bent, zullen uw collega’s u begrijpen als u een keer – of vaker – ‘nee’ zegt.