Samenwerking: 100% op maat voor VGZ

Zinnige zorg

VGZ is met ruim 2,1 miljoen verzekerden een van de grootste zorgverzekeraars zonder winstoogmerk van Nederland. De ondertitel van VGZ luidt: met hart voor zinnige zorg. “We staan voor slimmere en betaalbare zorg met meer aandacht voor de patiënt; dus zinniger. Wil je ook daadwerkelijk betekenis geven aan deze woorden, dan moet je als organisatie werken aan wat dit betekent voor het gedrag van medewerkers. De modules die we samen met BVO ontwikkelden, waren al voor een groot deel in de geest van ‘zinnige zorg’ dat later formeel geïntroduceerd werd”, vertelt Jeanien van Es, Human Resources Development Adviseur binnen VGZ.

Samen bouwen aan het opleidingstraject

In 2014 besloot VGZ met BVO in zee te gaan. Jeanien: “Aanleiding voor het zoeken naar een nieuwe opleidingspartner was dat onze zorginkopers al geruime tijd aangaven dat ze te weinig hadden aan de trainingen die ze tot dan toe volgden. Dat waren geen maatwerktrainingen, dus konden ze het geleerde vaak niet specifiek toepassen binnen de praktijk van alledag. We besloten te onderzoeken wat de mogelijkheden waren voor het ontwikkelen van een heel specifiek opleidingstraject voor onze zorginkopers. Daarbij was het voor ons heel belangrijk dat we samen met de opleider konden bouwen aan het traject. BVO zette meteen in op een uitgebreid voorbereidingstraject waarbij managers en medewerkers werden uitgenodigd mee te denken.”

Gedeelde verantwoordelijkheid

Voor de ontwikkeling van het opleidingstraject werd een zorgvuldig proces bewandeld. Projectleider BVO Bas Rozendaal: “Het doel was te komen tot een opleidingsprogramma dat helemaal aansloot bij de wereld van VGZ. We trokken veel tijd uit om bij medewerkers en managers te inventariseren waar nou exact behoefte aan was. Uiteraard verdiepten we ons ook in de organisatiedoelstellingen.
Na een aantal brainstormsessies binnen VGZ ontwikkelden onze onderwijskundigen een traject met in totaal 6 modules. De modules behandelen elke keer een ander thema.” Jeanien vult aan: “We hebben managers nadrukkelijk betrokken in het totale proces en hen ook medeverantwoordelijk gemaakt voor de inhoud van de modules. Je merkt dat het opleidingstraject breed wordt gedragen en dat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt gevoeld voor het succes.”

Geen ‘wasstraat’ maar persoonlijke regie

Een van de voorwaarden die VGZ stelde was de mogelijkheid om modules los van elkaar te volgen. Jeanien: “We willen voorkomen dat medewerkers makkelijk door een ‘wasstraat’ heen geduwd worden. Uiteindelijk is leren ook een persoonlijke verantwoordelijkheid. Je kunt op elk gewenst moment instappen op een module van je eigen keuze. Als het binnen een bepaalde periode even niet lukt een module te volgen, bijvoorbeeld omdat je het even te druk hebt, dan hoeft dat dus ook niet. Je weet immers dat de module later opnieuw wordt aangeboden. Dat geeft mensen zelf de regie op hun leerweg. Dat vinden we belangrijk.”

Continue ontwikkeling

Het heeft flink wat inspanningen gekost om de modules zo vorm te geven dat ze helemaal aansluiten bij de wensen van medewerkers. Bas: “Per module is een manager binnen BVO eigenaar. Samen met de opleidingsdesk werkten opleidingskundigen aan het ontwikkelen van modules die aansloten bij de behoefte. De modules zijn vooraf allemaal in pilotgroepen getest. Een van de modules hebben we na de pilot anders opgezet. Na de pilot bleek toch dat de stof niet goed genoeg aansloot bij de wensen van de medewerkers. Op basis van de feedback gingen we terug naar de tekentafel.”
Jeanien: “We hebben flink gepuzzeld met elkaar. Onze gezamenlijke inspanningen resulteerden in een breed gedragen en duurzaam opleidingstraject. We zijn erg trots op dit resultaat.”

Organisatorische uitdaging

De 6 modules worden jaarlijks aangeboden. Locaties regelen, uitnodigingen versturen, e-module klaarzetten, trainingsmaterialen verzorgen; bij de organisatie van een training komt het nodige kijken. Binnen VGZ is Caroline Koen hiervoor verantwoordelijk. Zij werkt hierin samen met projectcoördinator Tinie Prinsen van BVO.
Tinie: “Het in goede banen leiden van dit opleidingstraject vraagt veel organisatie. De zes modules kennen allemaal twee bijeenkomsten.  Tussen de bijeenkomsten zit drie weken. Zo kan de informatie een beetje ‘landen’ en kunnen de deelnemers eventuele opdrachten maken. Ook is onze e-Learningomgeving ingericht voor dit opleidingstraject. Per module verandert de groepsgrootte en hebben we andere trainers. In totaal doen er jaarlijks ongeveer veertig zorginkopers mee aan het traject. Het is onze taak dat het allemaal gladjes verloopt.”

Leren door werken, feedback en trainingen

VGZ heeft de denkmethode van Charles Jennings omarmd. Jennings gaat uit van het principe dat je vooral leert terwijl je werkt. Er wordt ook wel gesproken over de 70:20:10-methode. Met 70:20:10 wordt de ratio tussen de verschillende manieren van leren uitgedrukt:

• 70% = leren door te werken (informeel leren)
• 20% = leren via coaching en feedback (informeel leren)
• 10% = leren via formele trainingen en cursussen (formeel leren)

Jeanien van Es: “Voor ons is van belang dat medewerkers zich voortdurend ontwikkelen. Als werkgever investeren we hierin, maar als medewerker moet je dat 0ok doen. Wil je zowel als organisatie als individu wendbaar blijven, dan is blijvend leren cruciaal. Met het traject dat we met en voor onze zorginkopers hebben opgezet, hebben we een uniek opleidingstraject op maat ontwikkeld. Wat vandaag nieuw wordt geleerd, kunnen zij morgen direct toepassen in de praktijk. Door bij de ontwikkeling eigen medewerkers te betrekken en managers verantwoordelijk te maken voor de verschillende modules, hebben we een breed gedragen programma. Daar zijn we best trots op.”