Impact van Challenge in Teamtraject VGZ [Klantcase]

Boertien Vergouwen Overduin heeft onlangs een mooi persoonlijk leiderschapstraject afgerond bij de afdeling Facilitair Management (FM) van VGZ. In dit impactvolle traject werden de deelnemers extra gestimuleerd door een Challenge die zij meekregen. De aanleiding voor het traject was de veranderende rol van de afdeling FM: van uitvoerder naar regisseur. Bovendien moet de interne klant eraan wennen dat het vertrouwde, vanzelfsprekende ‘alles kan’ verandert in ‘we bieden een uitstekende service, binnen de SLA’. Om deze boodschap overtuigend te kunnen uitdragen, hebben de medewerkers van FM lef nodig. Naast dit primaire doel was er in dit traject nog een ander doel: het sterker worden als team. Lees hier een korte impressie.

De challenge
Het team kreeg tijdens het leertraject een belangrijke uitdaging (Challenge) mee:

“Presenteer aan de directie jullie nieuwe afdeling Facilitair Management. Doe dit op verrassende wijze en binnen 20 minuten. Het is een teamchallenge, zorg er dus voor dat ieder gelijkwaardige verantwoordelijkheid en inbreng heeft. Laat de meerwaarde zien voor de klant en de directie. Toon de structurele besparing en het indirecte besparingspotentieel op langere termijn. Wees concreet over de termijnen.”

Dat bleek een pittige opdracht! De medewerkers vonden de challenge spannend, ook omdat deze consequenties kon hebben voor hun werkzaamheden en baan in de toekomst. Ze gingen er direct mee aan de slag, eerst wat zoekend en aarzelend, maar al snel voortvarend.

Tijdens de korte trainingsmodules, waarin telkens een onderwerp aan de orde kwam en werd geoefend met acteur, had het team de gelegenheid te bespreken hoe het met de teamchallenge ging. Bovendien bespraken de deelnemers hoe zij elkaar als buddy’s ondersteunden en hoe het ging met hun persoonlijke voornemens. In de loop van het traject bleek dat het buddy-systeem veel waarde heeft. Op een gegeven moment gaf de gehele groep elkaar tijdens de trainingsdagen als vanzelf feedback.

Het uur U: de presentatie van de challenge
Toen de dag van de presentatie aanbrak, was iedereen behoorlijk gespannen: uiteraard de medewerkers (is het voldoende; zal het concreet genoeg zijn?), maar ook de afdelingsmanager. Hij was gedurende het hele traject ‘buitenspel’ gezet en was natuurlijk benieuwd naar de teamvisie. Belangrijk voor hem was dat de medewerkers hierin een belangrijk aandeel zouden hebben. Dit past binnen zijn persoonlijke visie, hij wil anderen in zijn omgeving op een hoger plan brengen. Het geeft hem een gelukkig gevoel om te zien wat je tot stand brengt bij anderen. Ook de trainer vond het spannend. Die besefte wat er door deze challenge allemaal teweeg werd gebracht.

Hoe het ging?
Het was heel indrukwekkend. Het team presenteerde zijn visie op de toekomst vol lef aan de hand van een strakke en humoristische Prezi-presentatie, behandelde de te behalen voordelen en besparingen, stond stil bij de voorwaarden om dit te bereiken en stelde een zeer ambitieuze fte-reductie voor (van 11,5 fte naar 4 fte). De afdelingsmanager was onder de indruk en trots op zijn team, wegens inhoud en sfeer in het verhaal. De directeur sprak zijn bewondering uit voor de inhoud, maar ook voor de eenheid in het team. Hij noemde het team een voorbeeld voor de organisatie: zo veel lef tonen en de eigen positie in het geding brengen ten gunste van VGZ! De inhoud van de presentatie bleek heel goed bruikbaar voor het uitstippelen van het businessplan.

Resultaten
Het effect van het traject heeft de betrokkenen verrast, maar ook geraakt. Het team is in de loop van het trainingstraject en de Challenge gegroeid: de teamleden gaven elkaar open feedback en werkten aan een teamresultaat. Het was mooi om ieder in zijn of haar eigen kracht te zien komen.

Een samenvatting van enkele reacties van deelnemers:

• Ik heb in dit traject gewerkt aan voornemens en doelen die ik al eerder had. Ik heb er in verschillende trainingen aan gewerkt, maar dat bleek niet zo effectief. Het verschil met deze training: de nadruk op het positieve, de stimulans om te denken waarom je doelen hebt en in hoeverre je deze wilt bereiken. Dus: is je motivatie intrinsiek of extrinsiek?
• Fijn om elkaar onderling te steunen en onderling feedback te vragen, te krijgen en te geven.
• Mooi om ‘onderweg’ tijdens de sessies de ervaringen met de challenge en de samenwerking te delen.

Wim van Hout