Voor de troepen uit

Martin is druk bezig met onderzoek voor zijn beleidsnota over de mogelijkheden voor Het Nieuwe Werken. Hij krijgt de smaak te pakken en ziet ineens helemaal voor zich hoe hij dit varkentje gaat wassen. De inhoud is voor hem helder en hij schrijft alles op, om zo volledig mogelijk te zijn. Als Eva, Martins manager, zijn beleidstekst onder ogen krijgt, ziet ze door de bomen het bos niet meer. Wil Martin een beschrijving geven? Of een discussie aanzwengelen? En staat daar toch al een advies in zijn tekst? Ze heeft dan ook flink wat feedback voor Martin. Die heeft nu het gevoel dat Eva zijn hele tekst wil herschrijven. Hij snapt wel dat een beleidstekst er ook is om tot consensus te komen en dat er daardoor meer versies kunnen zijn, maar op deze manier kost het hem veel tijd en energie. Eigenlijk heeft Martin te veel informatie gegeven. Hij moet een stapje terug doen en zichzelf een paar belangrijke vragen stellen. In welke fase van het beleidsproces bevindt hij zich nu eigenlijk? Welke tekst hoort hierbij? Wat is het doel van deze tekst? Aan welke informatie hebben Eva en andere lezers nu behoefte?
Voor-de-troepen-uit-(2).png
Misschien herkent u de situatie van Martin en schrijft u soms ook over zaken die voor de doelgroep op dat moment nog niet interessant zijn. Inzicht in het beleidsproces kan daarbij helpen. Het beleidsproces bestaat namelijk uit verschillende fasen en bij elke beleidsfase hoort een eigen type beleidstekst. Zo'n tekst geeft antwoord op de vragen die in die specifieke fase van belang zijn. Bij het schrijven van beleid bestaat het gevaar dat de schrijver al 'voor de troepen uitloopt' en de lezer niet mee kan nemen in de tekst.

Om op een effectieve en efficiënte manier beleid te schrijven, is het belangrijk om bij iedere tekst stil te staan bij de fase in het beleidsproces, de aanleiding van de tekst en het doel ervan. Daarbij is het handig om dit met iemand uit de doelgroep van tevoren af te stemmen en tussendoor de opbouw van de tekst te laten zien. Zo weet u zeker dat uw tekst aansluit bij de behoeften van de lezers.

Een handig hulpmiddel hierbij is de volgende tabel met daarin de beleidsfase, het type beleidsteksten en de hoofdvragen.

Beleidsfase Teksten + hoofdvragen
Initiëren Opdrachtbeschrijving
Waarover moet beleid gemaakt worden?
Onderzoeken Probleemverkenning, verkennende notitie
Wat is het probleem precies? Wat zijn oorzaken, oplossingsrichtingen, enzovoort?
Afwegen Discussienota
Welke oplossingen zijn er? Welke voor- en nadelen zitten eraan vast?
Adviseren Adviesnota, beleidsadvies, beleidsplan
Wat is de beste oplossing en waarom?
Uitvoeren Uitvoeringsnota, actielijst, instructiedocument, memo, brief
Hoe wordt het beleid uitgevoerd?
Bewaken Voortgangsrapportage
Loopt de uitvoering volgens plan? Is bijstelling nodig?
Evalueren Evaluatienota, evaluatierapport
Zijn de beleidsdoelstellingen gehaald? Wat zijn aanbevelingen om het beleid nog effectiever te maken of bij te stellen?


Vindt u dat het beleidsproces en de bijbehorende beleidsteksten binnen uw organisatie een verbeterslag nodig hebben? Neem dan contact op met onze incompany- en maatwerkconsultants via 035 - 695 62 11.

Deel dit artikel

Wellicht ook interessant