Afwezig? Laat een berichtje achter

Bijna zomervakantie. Heerlijk, even helemaal niks. Met vrienden of familie onder een palmboom, naar een vakantiepark of gewoon lekker thuis. Laat wel je zakelijke contacten weten dat je even niet bereikbaar bent. Dat kan via een afwezigheidsberichtje via Outlook. Waar moet je dan op letten?

Niet vergeten

In elk professioneel e-mailprogramma zit tegenwoordig een afwezigheidsassistent ingebouwd, ofwel de mogelijkheid om automatische antwoorden te versturen.  In Outlook, het meest gebruikte programma, kom je er bijvoorbeeld via de tab Bestand. Als je daarop hebt geklikt, hoef je eigenlijk alleen maar de aanwijzingen te volgen die je tegenkomt. Vergeet daarbij niet ook aan te geven op welke dag en tijd het bericht ingaat en weer moet stoppen. Als je dat nalaat, blijft je out-of-office-reply de hele tijd aanstaan. Dat kan voor verwarring zorgen.

Goed om te weten: de functie voor het afwezigheidsbericht biedt je de mogelijkheid om intern een ander bericht achter te laten dan extern. Handig, omdat je je externe contactpersonen waarschijnlijk iets anders wilt vertellen dan je collega's.

Afwezigheidsberichtetiquette

Wat moet er allemaal in je afwezigheidsberichtje staan? Het is belangrijk dat je de ontvanger laat weten wanneer je weer bereikbaar bent en bij welke collega hij of zij terecht kan tijdens jouw afwezigheid. Verder kun je je bericht mooi openen met een bedankje. Bijvoorbeeld: Dank u wel voor uw bericht. Na 15 augustus ben ik weer bereikbaar. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega Inge Doedes via i.doedes@bvo.nl of 020 123 45 67.

Externe contactpersonen zijn doorgaans niet geïnteresseerd in de reden van je afwezigheid, maar je collega's zijn dat vaak wel. Behalve de gegevens hierboven, geef je die dan ook de reden van je afwezigheid. Dat mag je informeel houden. Bijvoorbeeld: Tot 15 augustus ben ik met Klaus en de kinderen naar Sardinië. Voor dringende zaken kun je met Inge contact opnemen.

Wees geen lolbroek

Een neutrale zakelijke stijl past het beste bij afwezigheidsberichten, maar voor je collega's kun je natuurlijk wat minder formeel zijn. Pas op voor lollige berichtjes als: Na mijn vakantie verwacht ik weer heerlijk ontspannen en creatief opgeladen te zijn zodat ik u en uw bedrijf met vernieuwde krachten verder kan bijstaan! Dank voor uw geduld en u hoort zo spoedig mogelijk van mij na 15 augustus!

Afwezigheidsberichten vertellen de lezer vaak wat je vooral niet kunt doen. Valkuil is dat zo'n bericht dan bol komt te staan van de ontkennende woorden, waardoor het een negatieve lading krijgt voor de lezer. Bijvoorbeeld: Woensdag 23 januari t/m vrijdag 8 februari 2008 ben ik afwezig en kan ik uw mail helaas niet beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd. Richt je liever op wat je wel kunt doen, bijvoorbeeld: Vanaf 8 februari ben ik weer aanwezig en kan ik uw mail beantwoorden.

Check, check, doublecheck

Ten slotte nog dit: controleer je afwezigheidsbericht altijd op grammatica- en spelfouten. Laat je die staan, dan maak je geen professionele indruk. Bovendien zou de ontvanger dan ook kunnen denken dat je het kennelijk niet zo belangrijk vindt om hem zorgvuldig tegemoet te treden. Bedenk daarbij ook altijd dat het bij afwezigheidsberichten niet om één contact gaat. Tijdens jouw afwezigheid zullen meerdere mensen jouw out-of-office reply ontvangen.

Nieuwsgierig naar meer?

Bekijk ons aanbod op het gebied van communicatie en presentatie. Hier vind je onder andere allerlei trainingen op het gebied van schriftelijke communicatie, zowel voor korte teksten als een e-mail, maar ook voor langere zakelijke teksten zoals rapporten.