Inzicht in elkaars dilemma’s leidt tot krachtig adviseren

Foto: Iris van den Broek

Gemeente Rotterdam en Boertien Vergouwen Overduin werken al sinds de jaren 80 samen, op allerlei vlakken. Relatiebeheer, accountmanagement, adviseren, ambtelijk schrijven en nog meer. Alle projecten worden samen vormgegeven. Enthousiaste deelnemers stappen na de trainingen de praktijk in en gaan met zelfvertrouwen aan de slag om de stad nog mooier te maken. Een recent voorbeeld van een traject bij Stadsontwikkeling.

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. SO start en begeleidt ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarvoor werkt zij intensief samen met externe partijen, zoals architecten, projectontwikkelaars en winkeliers- en bewonersverenigingen.

Bij SO zijn twee afdelingen betrokken, die beide extern adviseren: het ingenieursbureau en de afdeling Ruimtelijk Ontwerp en Advies. Bijna alle medewerkers hebben een academische opleiding, maar er zijn ook verschillen: een ingenieur, bijvoorbeeld, heeft vaak een andere denk- en werkwijze dan een architect. Beiden werken in projecten samen met externe partijen. Daarom wil SO graag dat medewerkers met verschillende rollen en achtergronden meer inzicht krijgen in elkaars positie en naar buiten toe vaker gezamenlijk optrekken.

Een voorbereidingsgroep binnen SO heeft al veel voorwerk gedaan: in speciale sessies is aan medewerkers gevraagd wat zij willen leren en het onderwerp ‘krachtig adviseren’ heeft prioriteit. De groep heeft ook een wens: is het mogelijk om voor het thema ‘adviseren’ trainingen te verzorgen voor groepen, die op twee manieren bewust gemengd zijn? Enerzijds door ingenieurs EN architecten uit te nodigen. Anderzijds door senioren tot en met junioren te mengen. Doelen: inzicht in elkaars werk, elkaar meer opzoeken en gezamenlijk naar buiten toe optreden. Een uitdagende vraag.

En hier wordt BVO gevraagd. Adviseur Opleidingen Jasper van Dusseldorp en seniortrainer Wim van Hout gaan aan de slag. Wim werkt al lang voor de gemeente en kent de complexe context. Samen met de voorbereidingsgroep ontwikkelt hij een programma. Alle deelnemers vullen een individueel intakeformulier in. De trainer verzorgt een informatiesessie voor de leidinggevenden, die feedback geven. Zo weten we zeker dat de training zal aansluiten.

De eerste 3 trainingen zijn pilots. De deelnemers zijn direct enthousiast. Al na de eerste pilot worden nieuwe trainingen besteld.

Het volgende artikel verscheen kort geleden in de Nieuwsbief IBR (Ingenieursbureau).

Training krachtig adviseren voor IBR en ROA: “Je ziet elkaar in projecten en nu hoor je over elkaars dilemma’s”

René Stam, ontwerpleider buitenruimteprojecten bij IBR, heeft de eerste dag van de tweedaagse training Krachtig Adviseren achter de rug en kijkt al uit naar de tweede dag. “Wat de training extra leuk maakt is dat de groep bestaat uit collega’s van IBR en mensen van buiten IBR met wie je in de projecten werkt. Nu hoor je over de dilemma’s die in elkaars proces binnen het project spelen, terwijl je normaal alleen het eindresultaat ziet (en je daar soms van afvraagt waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt).”
“In het Strategisch Personeelsplan van zowel Ingenieursbureau als de afdeling Ruimtelijk Ontwerp en Advies (ROA) staat dat het vergroten van de adviesvaardigheden voor een brede doelgroep een wens voor de komende periode is. Door dat samen te doen hebben we ook meteen de kans om de mensen met wie we in projecten werken te leren kennen en te ontdekken wat hen beweegt en hoe zij de advisering ervaren.” vertelt Kim Hoogstad, projectleider IBR Als Lerende Organisatie.

Pilot

De training is ontwikkeld door een groep medewerkers van IBR en ROA. De eerste twee pilotgroepen zijn gepland. Na de eerste twee groepen wordt geëvalueerd of de inhoud en vorm inderdaad het gewenste leereffect geven, zodat we eventueel kunnen bijsturen. In 2023 zijn al data voor drie nieuwe groepen gereserveerd. Elke groep bestaat uit twaalf deelnemers: zes van IBR en zes van ROA.
René is enthousiast over het gezamenlijk met ROA volgen van de training en zeker ook over de inhoud. “De training maakt de theoretische basis van hoe je adviseert sterker. Ook word je je meer bewust van je positie en hoe je die kunt uitbouwen. Je leert de signalen die je gesprekspartner geeft lezen en er met je vervolgacties op in te spelen.”

Trainingsacteur

Op de eerste trainingsdag verschijnt in de middag een trainingsacteur. Deze acteur is programmeerbaar zoals dat heet, je kunt dus zelf aangeven welk gedrag past bij jouw casus en hoe de rol moet worden ingevuld. Hierdoor is het rollenspel extra leerzaam en sluit het perfect aan bij de praktijk. “Zo’n oefening met een acteur is wel even wennen, maar het was ook heel erg leerzaam om zo direct te zien hoe dingen die je doet uitpakken.” laat René weten.
Onderwerpen die in de training aan de orde komen zijn bijvoorbeeld:

• Welke adviserende rollen kun je hebben en welke passen bij jou zelf en de context waarin je werkt?
• Hoe versterk je je positie en hoe overzie je een complex krachtenveld?
• Hoe ontdek je de vraag achter de vraag van de geadviseerde en hoe breng je je advies?
• Hoe kunnen jullie elkaar als collega’s ondersteunen en uitdagen bij het voorbereiden van belangrijke gesprekken? 

“Zoals René ook vertelde ligt de nadruk heel erg op doen. Er komt uiteraard theorie aan de orde en die pas je dan direct toe door het te oefenen en te ervaren.” licht Kim de inhoud van de training verder toe. “Tussen de trainingsdagen oefen je in de praktijk en is een andere deelnemer je buddy om het oefenen om te zetten naar een ervaring waar je van leert. “

Meer vertrouwen

De training is voor een brede doelgroep, dus ook voor collega’s met een andere functie dan adviseur. “Dat is heel goed vind ik, want ik kom er nu achter dat veel meer gesprekken eigenlijk adviezen zijn. Deze training helpt me om in al die situaties met meer vertrouwen en beter onderlegd het gesprek aan te gaan.” concludeert René.

Nieuwsbief Ingenieursbureau, Gemeente Rotterdam, en Wim van Hout