Wat is timemanagement? Betekenis, voorbeelden en praktische tips

Wat is timemanagement? 

Timemanagement betekent dat je de juiste dingen doet op het juiste moment. Het gaat niet om sneller werken, maar om slimmer werken. Door overzicht te creëren, keuzes te maken en focus aan te brengen, houd je de regie over je werkdag. 

Timemanagement helpt om: 

• minder stress te ervaren 
• overzicht te houden 
• prioriteiten te stellen 
• productiever te werken 
• meer ruimte te maken voor rust en ontspanning 

Timemanagement in de praktijk 

Stel je voor: je komt ’s ochtends op kantoor en begint je werkdag zonder plan. Je opent je mailbox, reageert op binnenkomende berichten en wordt tussendoor gebeld. Collega’s staan voortdurend naast je bureau met vragen en een overleg loopt uit. Taken blijven liggen en belangrijke werkzaamheden schuiven door naar morgen. Aan het einde van de dag heb je van alles gedaan, maar voelt het alsof de belangrijkste taken niet zijn afgekomen. 

Met goed timemanagement ziet diezelfde dag er anders uit. Je start met een korte planning, weet wat echt belangrijk is en reserveert tijd voor focus waarin je niet beschikbaar bent voor vragen of ad hoc-klussen. E-mails beantwoord je op vaste momenten. Zo houd je controle over je tijd, in plaats van andersom. 

Drie veelgebruikte timemanagementtechnieken 

Er bestaan veel methodes om beter met je tijd om te gaan. Hieronder lichten we de drie meest gebruikte timemanagementtechnieken uit die je helpen om prioriteiten te stellen, te focussen en overzicht te creëren in je dagelijkse werkzaamheden. 

1. Getting Things Done (GTD) 

Getting Things Done, vaak afgekort als GTD, is een timemanagementmethode die helpt om rust in je hoofd en overzicht in je taken te krijgen.  

Bij GTD verzamel je alles wat aandacht vraagt, zoals taken, ideeën en afspraken op één vaste plek. Vervolgens bepaal je per taak wat de eerstvolgende actie is. 

Je maakt daarbij keuzes: 

• Kan ik dit meteen doen? 
• Moet ik het plannen voor later? 
• Kan iemand anders dit doen? 
• Kan ik het loslaten? 

Doordat je duidelijk weet wat je wanneer gaat doen, hoef je er niet steeds over na te denken. Dat geeft rust en maakt het makkelijker om gefocust te werken. GTD is vooral bedoeld voor mensen met veel verschillende taken en verantwoordelijkheden. 

2. Eisenhower-matrix 

Waar GTD vooral een waardevol hulpje is om overzicht te creëren, is de Eisenhower-matrix een goede vervolgstap om te bepalen welke taken prioriteit hebben. Je kijkt bij elke taak naar twee vragen: is dit belangrijk en is dit urgent? Op basis daarvan deel je je taken in vier vakken. 

 GTD en de Eisenhower-matrix lijken in eerste opzicht op elkaar. Het onderscheid zit hem in het prioriteren. De Eisenhower-matrix is vooral handig als je het gevoel hebt dat alles tegelijk moet, terwijl GTD puur een handig hulpmiddel is om overzicht te creëren. Door taken bewust te categoriseren, maak je gerichtere keuzes in waar je je kostbare tijd aan besteedt. 

 3. Pomodoro-techniek 

De Pomodoro-techniek helpt je om je concentratie te vergroten. De methode werkt met korte werkblokken en vaste pauzes. Je werkt volgens deze stappen: 

1. Kies één taak 
2. Zet een timer op 25 minuten 
3. Werk in die tijd alleen aan deze taak 
4. Neem daarna 5 minuten pauze 

Na vier van deze blokken neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten. Door deze afwisseling blijf je scherp en voorkom je dat je te lang achter elkaar doorgaat. 

Deze techniek is vooral effectief bij taken waarvoor veel focus nodig is. Ook helpt het om grote taken op te delen in kleinere stukken, waardoor ze overzichtelijker en beter behapbaar worden. 

Praktische tips voor beter timemanagement 

Wil je starten met timemanagement, maar weet je niet zeker of het iets voor jou is? Begin met kleine veranderingen in je dagelijkse werkzaamheden. Timemanagement is geen eenmalige handeling, maar een vaardigheid die je continu moet blijven aanscherpen. 

Deze vijf tips helpen je op weg: 

• Begin je dag met het bepalen van je top 3 taken 
• Plan niet je hele dag vol 
• Werk in blokken en vermijd multitasken 
• Zet meldingen uit tijdens focusmomenten 
• Sta regelmatig stil bij wat wel en niet werkt 

Training Timemanagement 

Wil je meer leren over hoe je je eigen werk nog efficiënter kunt maken? Dan is de Training Timemanagement het beste startpunt. In deze training ontdek je welke aanpak werkt voor jouw situatie en leer je hoe je het meeste uit jouw werkdag haalt.  

Heb je vragen of ben je benieuwd of een training Timemanagement past bij jouw werksituatie? We helpen je graag op weg. Neem contact op met een van onze opleidingsadviseurs voor een vrijblijvend trainingsadvies.