Tijd voor timemanagement: zo krijg je meer rust en grip op je werkdag

Wat is timemanagement (en wat niet)? 

Timemanagement klinkt alsof je de tijd kunt sturen, maar eerlijk is eerlijk: tijd laat zich niet managen. Wat je wél kunt beïnvloeden, is hoe je omgaat met de tijd die je hebt. Timemanagement draait om bewuste keuzes maken. Stel jezelf eens de volgende vragen: 

• Waar besteed je je aandacht aan? 
• Wat doe je nu en wat kan later? 
• Wat doe je zelf en wat kan anders of samen? 

Goed timemanagement betekent dat jij de regie neemt over je werkdag, in plaats van dat je het gevoel hebt geleefd te worden. 

Laat je niet leiden door werkdruk 

Werkdruk ontstaat in de meeste gevallen niet doordat er te veel werk is, maar doordat alles tegelijk belangrijk lijkt. Als je voortdurend reageert op e-mails, vragen en ad-hoctaken, raakt je focus op den duur versnipperd. Overzicht bewaren lukt het best door prioriteiten te stellen. Zo werk je gericht aan de taken die echt bijdragen aan je doelen. 

Stel je voor: 

• je sluit je werkdag af met een voldaan gevoel 
• je hoeft ’s avonds niet meer door te werken 
• je werk voelt beheersbaar in plaats van opgejaagd 

Dat is wat goed timemanagement kan opleveren. Maar hoe pak je dat aan? 

 1. Stop met structureel overwerken 

Allereerst: meer uren maken is niet hetzelfde als slimmer werken. Overwerken lijkt soms noodzakelijk om alles af te krijgen, toch laat onderzoek van Stanford University zien dat de productiviteit juist afneemt wanneer mensen structureel lange werkweken maken. Vanaf ongeveer vijftig uur per week leveren extra uren steeds minder op. Bij werkweken richting zestig uur en meer neemt de concentratie af en sluipen fouten er sneller in, waardoor mensen uiteindelijk minder effectief zijn dan bij een veertigurige werkweek. Het klinkt dus misschien tegenstrijdig, maar door op tijd te stoppen en bewust rustmomenten in te plannen, verhoog je je mentale capaciteit en daarmee je effectiviteit. 

2. Werk slimmer in plaats van harder 

Slim werken begint met een ijzersterke focus en door kritisch te kijken naar alles wat je op een dag doet. Je kunt namelijk beter 20% van je tijd besteden aan het uitvoeren van taken die 80% van het resultaat opleveren, dan dat je 80% van je tijd besteedt aan allerlei minder belangrijke zaken die slechts 20% van het resultaten opleveren.  

Vraag jezelf daarom regelmatig af: 

• Welke taken leveren echt iets op? 
• Waar kan ik nee tegen zeggen? 
• Wat vraagt veel tijd, maar weinig resultaat? 

Door dit voor jezelf helder te krijgen, ontdek je wat voor jou echt belangrijk is op een dag. Hiervoor bestaan verschillende hulpmiddelen. Deze lichten we toe in de blog 7 bewezen timemanagementstrategieën voor meer rust en resultaat. 

3. Krijg inzicht met een logboek 

Wil je weten waar je tijd naartoe gaat? Houd dan een paar dagen achter elkaar een logboek bij van je werkzaamheden. Noteer alle e-mails, telefoontjes, overleggen, onderbrekingen en ad-hocklusjes en geef hierbij aan hoeveel tijd je eraan kwijt bent geweest. Door dit te doen, leer je patronen herkennen. Vaak blijkt dat een groot deel van de tijd opgaat aan activiteiten die weinig bijdragen aan het grotere geheel. Die kun je wellicht anders organiseren, beperken of in hun geheel achterwege laten. En ja, dit kost inderdaad tijd, maar het helpt je wel in kaart brengen waar je op de lange termijn tijd kan winnen. 

4. Je hoeft niet alles zelf te doen 

Timemanagement gaat ook over samenwerken en delegeren. Soms lijkt het sneller of efficiënter om alles ‘even snel’ zelf te doen. Hierin schuilt echter wel het risico dat je te veel hooi op je vork neemt. 

Wat mensen vaak vergeten, is dat hulp vragen geen teken van zwakte is. Het is juist een teken van efficiënt en professioneel werken. Door je workload bespreekbaar te maken, ontstaat er begrip. En door taken onderling te verdelen, verwachtingen te managen en tijdrovende processen te stroomlijnen, creëer je vanzelf rust in je agenda én in je hoofd.  

 5. Het hoeft niet in één keer perfect te zijn 

Veel overwerk komt voor uit perfectionisme. Perfectionisme wordt vaak gezien als positieve eigenschap, omdat je daarmee aantoont dat je oog voor detail hebt. De keerzijde is echter dat perfectionisme veel tijd en energie kost. Door te lang te blijven schaven aan details of een taak volledig uit te stellen, omdat het niet in één keer goed kan zijn, verlies je grip op je planning.  

Herken je jezelf hierin? Dan helpt het om bewust te oefenen deze cirkel te doorbreken. Sta iedere keer even stil als je merkt dat je uitstelgedrag de overhand neemt. Wil je hiermee oefenen? De training In je Kracht als Perfectionist helpt je hier een balans in te vinden. 

 Wil jij ook tijd maken voor timemanagement? 

Timemanagement is een skill die relatief gemakkelijk en snel aan te leren is. Door kleine veranderingen aan te brengen in je werkdag kom je al een eind.  

Wil je graag meer grip op je werkdag, maar weet je niet waar je moet beginnen? Volg dan een korte Training Timemanagement. In onze praktijkgerichte trainingen leer je technieken die je direct kunt gebruiken in je werk. Nog sneller resultaat? Kies dan voor de ééndaagse Training Timemanagement in één Dag.  

 Advies op maat 

We begrijpen dat het lastig kan zijn om de training te vinden die bij je past. We helpen je graag bij je keuze. Neem contact op met onze opleidingsadviseurs voor een vrijblijvend adviesgesprek waarin we jouw wensen en werksituatie in kaart brengen.