Tijd voor timemanagement

Geen tijd voor timemanagement? Dan is het nu dus écht tijd voor timemanagement. Je zult het zien: een relatief kleine verandering van je gedrag biedt al grote verlichting van de werkdruk. En je houdt nog tijd over ook. Leuk voor je familie en vrienden, en voor jezelf.

Laat je niet gek maken

Eerst even dit: timemanagement bestaat niet. We kunnen van alles en nog wat managen, maar de tijd, de minuten die uren worden en de uren die overgaan in dagen, kunnen we niet beïnvloeden. Wat we wel kunnen managen, is hoe we de dingen die we moeten of willen doen aanpakken binnen de tijd die we hebben. Binnen de acht uur die voor een gemiddelde werkdag staan dus.
 
Goed timemanagement, om dat woord dan toch maar te gebruiken, betekent allereest: inzien dat jíj in charge bent. Of je nu werkgever of werknemer bent, jij bent uiteindelijk de baas over wanneer je wat doet en hoe je dat doet. Laat je dus niet gek maken, maar houd het hoofd koel. Want alleen dan lukt het je de workload onder controle te houden en kom je toe aan de taken die er echt toe doen. 
 
Stel je voor: nooit meer thuiskomen met het gevoel dat je je uit de naad hebt gewerkt, maar toch die ene belangrijke klus niet af hebt. Of beter nog, nooit meer thuiskomen met de boodschap dat je nog even door moet werken.
 
Dat is heel lekker natuurlijk, maar hoe pak je dat aan?

Stop met overwerken

Je kunt er in de avond of weekenden natuurlijk altijd nog een paar uur tegenaan gooien, maar of dat zin heeft is de vraag. Meer werken leidt namelijk niet vanzelfsprekend tot meer productiviteit. Sterker nog: uit recent onderzoek blijkt dat wie meer dan zestig uur per week werkt, binnen twee maanden minder productief is dan iemand die hetzelfde werk verricht in een veertigurige werkweek. Je kunt jezelf voorhouden dat je overuren moet draaien om dat project succesvol af te ronden, maar je hebt er meer aan als je op een vast tijdstip de stekker eruit trekt.

Don’t work hard, work smart

Meer doen in minder tijd, dat is de schone kunst van de efficiëntie. En nee, dat krijg je niet voor elkaar door harder te werken. Wel door slimmer te werken. Don’t work hard, work smart, zoals je dat in het Engels dat zo mooi kunt verwoorden. Het principe is simpel: richt je alleen op dingen die daadwerkelijk belangrijk zijn. Je kunt namelijk beter 20% van je tijd besteden aan het uitvoeren van taken die 80% van het resultaat opleveren, dan dat je 80% van je tijd stopt in allerlei ditjes en datjes die maar 20% van het resultaat bepalen. Kijk dus kritisch naar wat je op een dag doet. Zeg vooral nee tegen taken waar je niet noodzakelijk ja tegen hoeft te zeggen.

Houd een logboek bij

Wat je zeker gaat helpen bij dat kritisch kijken, is een logboek bijhouden van wat je op een dag doet, inclusief alle verstoringen. Noteer hoeveel tijd je kwijt was aan elke e-mail, elk telefoontje en elke vergadering. Waarschijnlijk valt dan op dat bepaalde zaken erg veel tijd opslurpen of schrik je van de hoeveelheid tussendoorklusjes die je doet. Stel jezelf vervolgens vragen als: Moet ik wel bij die vergadering zijn? Moet ik altijd onmiddellijk brandjes blussen en direct voor iedereen klaarstaan? Je zult zien dat veel dingen die je op een dag doet, niet of nauwelijks bijdragen aan het grotere plaatje. Schrap die dus van je lijstje. 

Vraag anderen om hulp

Moet je altijd alles zelf doen? Nee, natuurlijk niet. Er zijn dingen die je beter samen kunt doen, of beter kunt delegeren. Je kunt jezelf dus wel opleggen om elke vrijdag drie rapporten af te hebben, maar als je daardoor elke keer je vaste filmavondje moet cancelen, dan is het tijd om die regel te herzien. Vraag aan anderen om je te helpen. Misschien kunnen jullie een deal maken: je collega helpt jou met dat rapport, dan help jij hem met iets anders. Of misschien ontdek je dat je sowieso een van die drie rapporten moet overdragen, of dat je met minder tekst af kunt. Hoe dan ook: maak je workload bespreekbaar.

Goed is goed genoeg

Veel overwerk komt voort uit perfectionisme: de gedachte dat dingen altijd beter kunnen. Stop met het nastreven van perfectie, want die is niet alleen onhaalbaar, maar zit ook je productiviteit in de weg. Hoe perfectionistischer de persoon, hoe minder er uit zijn handen komt, blijkt uit recent psychologisch onderzoek. Ben je veel tijd kwijt aan relatief eenvoudige taken? Stel je een taak voortdurend uit omdat je het perfecte moment afwacht of staar je je blind op een detail in plaats van een open vizier te houden op het grote geheel? Dan is de kans groot dat je een perfectionist bent. Verzet je daartegen. Goed is namelijk goed genoeg.

Aan de slag met timemanagement?

Dat kan met trainingen als Timemanagement, Timemanagement voor Leidinggevenden of HBO Trainingsprogramma Professioneel Zelfmanagement. Bekijk deze en andere trainingen en schrijf je meteen in voor de training die het beste bij jou past.