Cijfers, hoe geef je ze weer?

Het einde van het jaar nadert. Voor mensen die met cijfers te maken hebben is het weer de aangewezen tijd om een overzichtelijke presentatie te maken van resultaten of prognoses. Dank zij Microsoft en Apple is de grafische weergave van kwantitatieve gegevens een fluitje van een cent. Maar welke van al die tabellen, grafieken en diagrammen kun je het beste waarvoor gebruiken? En hoe verwerk je ze in een tekstbestand? Een overzicht van praktische tips.

Geen plaatjesboek
Bedenk dat figuren in een tekst - tabellen, diagrammen, grafieken - alleen als illustratie dienen. Maak van je document dus geen plaatjesboek. Je helpt de lezer makkelijk door het document heen als je je houdt aan de volgende tips:

• Nummer de figuren; maak geen onderscheid naar type afbeelding (dus niet tabel 1, grafiek 2); zo kun je er in de tekst makkelijk naar verwijzen.

• Geef elke figuur een naam (bijvoorbeeld Figuur 6 Omzetstijging derde kwartaal).

• Kondig in de tekst de figuur aan en plaats de figuur dus ná de aankondiging.

• Kies een figuur om slechts één tekstpassage te ondersteunen.

• Neem één figuur per bladzijde op (tenzij de lezer gevraagd wordt twee (of meer) figuren met elkaar te vergelijken).

• Zorg ervoor dat de figuur in zijn geheel op een bladzijde staat.

 Cijfers als cijfers
Moet je veel cijfermateriaal weergeven, dan kun je het beste een tabel kiezen. Maar de tabel optimaal doorgrondelijk voor de lezer. Houd je aan de volgende tips:

• Geef iedere kolom en iedere rij een titel.

• Zet alleen die gegevens in de tabel die voor de lezer van belang zijn.

• Past een tabel niet op één bladzijde? Zet dan op de volgende bladzijde boven aan de vervolgtabel ook een kop.

 Cijfers in verhouding
Om cijfers in onderlinge verhouding weer te geven gebruik je het beste een cirkel- of taartdiagram. De onderdelen (taartpunten) vormen samen 100%. Tips voor overzichtelijke cirkel- of taartdiagrammen:

• Verdeel de cirkel of taart in minimaal drie en maximaal zeven delen.

• Begin bij 'twaalf uur' met het belangrijkste deel.

• Gebruik de opvallendste kleur voor het belangrijkste deel.

• Geef bij elk deel duidelijk de waarde aan (bijvoorbeeld percentages of aantallen).

 Cijfers in ontwikkeling
Om trends in kwantitatieve gegevens te illustreren kun je een lijngrafiek, een kolomdiagram of een staafdiagram gebruiken. Toelichting:

• Een lijngrafiek is vooral geschikt om een reeks van gegevens door de tijd heen weer te geven, door de punten die de gegevens weergeven, te verbinden met een lijn. Gebruik maximaal drie lijnen per figuur en onderscheid ze in kleur goed van elkaar.

• Een kolomdiagram gebruik je om een beperkte reeks van gegevens (zeven à acht) met elkaar te vergelijken. Het accent ligt iets minder op de trend/ontwikkeling in de tijd, maar meer op de onderlinge verschillen van de gegevens.

• In een staafdiagram (met horizontale 'kolommen') vergelijk je ook gegevens, maar nu zonder het tijdsaspect. Een staafdiagram is ook handig als je items met lange namen wilt vergelijken.

Auteur: Henriëtte Houët.